Etätyöstä on muutaman vuoden aikana tullut enemmän sääntö kuin poikkeus monilla työpaikoilla. Koronapandemia on kiihdyttänyt tätä siirtymää huimasti ja ihmiset ovat tottuneet etätyöhön nopeasti.
Kun Elon Musk ilmoitti, että etätyömahdollisuus Teslalla loppuu kokonaan ja kaikkien työntekijöiden on palattava täysipäiväisesti toimistolle, oli vastaanotto ristiriitainen. Musk väittää, että etätyö mahdollistaa työntekijöiden laiskottelun ja työteho laskee. Vastakkainen näkemys on, että on olemassa erilaisia työntekijöitä, työtapoja ja persoonia, joten yksi ja sama työympäristö ei tue kaikkien tehokkuutta. Siitäkin huolimatta, että pandemiatilanne on helpottanut ja työpaikoille paluu on mahdollista, etätyömahdollisuudesta tuskin ollaan valmiita ihan heti luopumaan.
Digitaalinen ympäristö mahdollistaa sen, että kommunikaatio pystytään hoitamaan täysin etäyhteyksin, eikä fyysistä läsnäoloa välttämättä tarvita lainkaan. Teams-kokoukset ovat arkipäivää niin firman sisällä kuin asiakkaidenkin kanssa, minkä lisäksi monet tapahtumat ja koulutukset voidaan järjestää tehokkaasti videon välityksellä. Töitä tehdään helposti reissun päällä, mökillä, terassilla tai vaikkapa riippukeinussa köllötellessä. Etätyössä työntekijälle jää enemmän vapaa-aikaa, kun työmatkoihin ja muuhun valmistautumiseen kulunut aika vapautuu. Työnantajat taas voivat nipistää työtilojen koossa, kun osa työntekijöistä työskentelee omalla kotikonttorillaan.
Etätyön johtaminen vaatii kuitenkin uudenlaista organisointia ja päivitettyjä käytäntöjä. Yleisenä haasteena on yhdistää etä- ja lähityö hyvin suosittuun hybridimalliin siten, että yhteistyö sujuu niin kasvokkain kuin linjoja pitkin.
Etätyön haasteet
Etätyö tuo mukanaan omat haasteet ja ongelmat niin työntekijöiden kuin yritystenkin näkökulmasta ja etätyö luonnollisesti herättää monenlaisia mielipiteitä. Maailmanlaajuisen pandemian iskiessä jouduimme sopeutumaan uuteen normiin yllättäen ilman sen suurempaa valmistautumista etukäteen. Siitä syystä etätyön johtamisessa on ollut opettelemista ja sekä työnantajien että työntekijöiden on täytynyt kehittää uusia käytäntöjä nopealla aikataululla. On hyvä tunnistaa etätyön haasteet, jotta ongelmakohtiin pystytään puuttumaan.
Täysin etäyhteyksin voi olla vaikea luoda vahvaa yhteishenkeä työntekijöiden välille. Vuorovaikutus ja kommunikaatio voivat jäädä vajavaiseksi ja siten väärinymmärrysten riski kasvaa. Työntekijöiden motivointi, valmentaminen ja innostaminen etätyössä on haastavaa ja työnantajan on hankalampi pysyä kartalla työntekijöidensä hyvinvoinnista. Kotona työ ja vapaa-aika sekoittuvat helposti keskenään, mikä kuormittaa työntekijää entisestään. Etätyön johtamisessa onkin siis kiinnitettävä erityistä huomiota järjestelmälliseen organisointiin, työntekijöiden jaksamiseen ja hyvinvointiin, selkeään tiedottamiseen sekä kaksisuuntaiseen viestintään.
Etätyön johtaminen ja tiedon jakaminen
Etätyö perustuu pitkälti työntekijän ja työnantajan keskinäiseen luottamukseen. Luottamuksen rakentamisen kannalta on tärkeää luoda avointa keskustelukulttuuria työpaikalle ja tiedottaa ajankohtaisista asioista säännöllisesti ja riittävän selkeästi. Etätyössä kontakteja syntyy vähemmän, joten kaiken tarvittavan tiedon tulisi olla saatavilla helposti ja nopeasti. Keskusteluyhteyden tulee olla toimiva molempiin suuntiin, jotta työnantaja ja esihenkilöt pysyvät paremmin perillä työntekijöidensä työtilanteesta ja työkuormasta. Henkilöstön kuulumisia voi kysellä joko suoraan tai hyödyntämällä erilaisia pulssi- ja henkilöstökyselyjä.
Miten etätyötä voidaan johtaa tehokkaasti?
Etätyön johtamiseen pätee aivan samat säännöt kuin lähityössä. Läpinäkyvyyttä ja avointa kommunikaatiota edistävät yhteiset kokoukset säännöllisin väliajoin, toimivat viestintäkanavat ja hyvä organisaatiokulttuuri, jossa on helppo lähestyä niin esihenkilöitä kuin kollegoita. Uuden projektin alkaessa tulee käydä läpi kaikki käytännön asiat yhteisesti. On hyvä kerrata ainakin yhteiset toimintatavat ja säännöt, sopia tärkeimmät deadlinet ja määrittää kanava yhteydenpidolle. Sen lisäksi tasaisin väliajoin, esimerkiksi kerran viikossa, olisi hyvä pitää tarkistus- ja uudelleenohjauskokouksia, joissa käydään läpi nykyinen tilanne ja katsotaan seuraavat askeleet. Kun tilannekatsauksia tehdään säännöllisesti ja tarpeeksi usein, vältytään todennäköisemmin väärinkäsityksiltä ja vähennetään epävarmuutta työntekijöiden keskuudessa. Tilannekatsaukset ovat erinomainen tilaisuus myös pureutua tiimin jäsenten mieltä askarruttaviin kysymyksiin ja huoliin.
Työntekijöiden motivoiminen
Etätyössä työntekijät työskentelevät pääosin itsenäisesti, ja spontaanit tsempit ja palautteet jäävät usein vähemmälle. Tällöin vaarana on, että etenkin positiivisen palautteen antaminen unohtuu ja kommentit keskittyvät lähinnä virheisiin. Riittämätön palaute ja kiitoksen puuttuminen ovat yleisiä ongelmia työpaikoilla jo lähityössä, joten ei ole ihme, että etätyössä samat haasteet jatkuvat. Perehdytyksen jälkeinen valmennus, kehittymisen tuki ja palkitseminen ovat erittäin tärkeässä osassa työntekijän motivaation ylläpitämisessä.
Miten motivoida työntekijöitä etätyössä?
Yksi tehokas tapa työntekijöiden motivoimiseen on järjestää säännöllisesti työntekijän ja esihenkilön välisiä kehitys- ja etenemiskeskusteluja, joissa käsitellään työntekijän kasvua ja urakehitystä, kuunnellaan työntekijän ajatuksia ja toiveita sekä asetetaan tavoitteita jatkoa ajatellen. Näin työntekijä tietää missä mennään ja mihin ollaan menossa, ja osaa tunnistaa omat vahvuutensa yhä paremmin. Kehityskeskusteluja on hyvä pitää niin yksittäin kuin ryhmän kanssa ja sopiva aikaväli keskusteluille riippuu hieman työnkuvasta tai meneillään olevasta projektista.
Pidempiä valmennuskeskusteluja voidaan pitää kuukausittain tai harvemmin ja lyhyempiä etenemiskeskusteluja hieman useammin, mikäli se koetaan tarpeelliseksi. Muista, että hyvän palautteen saaminen muiden kuullen tuntuu yleensä vielä paremmalta kuin yksittäin, joten jos haluat osoittaa arvostuksen ansioituneelle työntekijälle, kannattaa palaute antaa koko tiimin kuullen. Erinomaisesta työstä voi antaa myös ihan konkreettisen palkinnon, joka voi olla budjetista riippuen esimerkiksi rahallinen palkkio, ylimääräinen vapaapäivä tai vaikkapa lomamatka.
Yhteisöllisyyden lisääminen
Itse työnteon lisäksi työpaikalle kuuluu vahvasti myös epävirallinen ja sosiaalinen kanssakäyminen kollegojen kesken. Sen lisäksi, että epävirallinen kommunikaatio lisää työntekijöiden viihtyvyyttä, yhteenkuuluvuudentunnetta ja hyvinvointia, on myös yleisesti tiedostettu tosiasia, että epävirallinen vuorovaikutus edistää muun muassa innovaatiota ja kehitystä yrityksen sisällä. Normaalisti lähityössä epävirallisia tapaamisia tapahtuu jatkuvasti kahvihuoneessa, taukotiloissa tai lounaalla. Kotikonttorilla tällaisia sattumanvaraisia kohtaamisia työkavereiden kanssa ei synny samalla tavalla, joten yhteisöllisyyden varmistamiseksi on täytynyt keksiä uusia keinoja.
Miten yhteishenkeä voidaan parantaa etätyössä?
Onko teidän työpaikallanne pidetty yhteisiä kahvitaukoja, afterworkeja tai muita vapaamuotoisia tapaamisia tiimin kesken? Kahvitaukoja ja muita kokoontumisia pystytään pitämään videon välityksellä vaikka päivittäin pienellä vaivalla. Haasteena etätapaamisissa toki on se, että keskustelu ei käy yhtä luontevasti kuin livenä. Siitä syystä olisi hyvä keksiä etätapaamisille aina silloin tällöin jotain ohjelmaa, joka aktivoi työntekijöitä osallistumaan, kuten joku peli tai kilpailu. Informaaleja tapaamisia voi pitää myös pienemmissä porukoissa tiimeittäin, jotta saadaan niidenkin ääni kuuluviin, jotka eivät mielellään avaa mikrofonia isommissa kokouksissa. Tapaamiset kasvokkain ovat tietenkin yhä tärkeitä tutustumisen ja yhteishengen kasvattamisen kannalta, joten sitäkään ei kannata täysin unohtaa.
Kevyttä jutustelua työporukan kesken voidaan harrastaa myös viestein esimerkiksi WhatsAppissa tai muissa kanavissa. Erilaiset vitsit, meemit ja hauskat videot piristävät mukavasti päivää ja ne toimivat usein hyvänä keskustelun avauksena ja jään murtajana. Viralliselle viestinnälle on hyvä olla oma kanava, jotta tärkeä informaatio ei huku kissavideoiden taakse.
Aina etätyö ei ole vaihtoehto ja työntekijät pitäisi saada motivoitua lähityöhön – vinkkejä työntekijöiden houkuttelemiseen toimistolle voit lukea täältä.